Frans Nederlands directieteam: geef woorden dezelfde betekenis

Een Frans Nederlands directieteam kan hetzelfde gesprek voeren en toch met verschillende verwachtingen naar huis gaan. Het probleem zit niet altijd in grammatica of woordenschat. Woorden als overleg, akkoord en verantwoordelijkheid krijgen betekenis door eerdere ervaringen, de organisatie en de positie van de spreker. Vraag daarom door op wat iemand bedoelt, zonder het verschil meteen aan een nationaliteit toe te schrijven.

Vraag naar het verschil dat je werkelijk ziet

Beschrijf concreet wat je opvalt. Bijvoorbeeld: na het overleg verwachtte jij een besluit, terwijl een collega eerst een apart gesprek wilde voeren. Vraag welke stap hij nodig vond en waarom. Daarmee onderzoek je de situatie zonder te zeggen hoe Fransen of Nederlanders zouden zijn. Ook binnen één land verschillen mensen, bedrijven en directies. Een nationale verklaring kan een handige afleiding worden van een onduidelijke opdracht of een verschil in positie.

Begin de voorbereiding met een kort gesprek waarin je verwachtingen controleert. Vraag niet alleen wat de opdrachtgever wil, maar ook wat deelnemers denken dat er gaat gebeuren. Een verschil tussen die antwoorden is belangrijke informatie. Zet dat verschil niet meteen om in een oplossing; bepaal eerst welke vraag nog beantwoord moet worden. Deel daarna een korte toelichting die iedereen kan lezen. Daarmee voorkom je dat de eerste bijeenkomst vooral opgaat aan het herstellen van verkeerde verwachtingen.

Maak verwachtingen in een Frans Nederlands directieteam expliciet

Bespreek vóór een lastig onderwerp wat deze bijeenkomst moet opleveren. Willen jullie informatie uitwisselen, mogelijkheden onderzoeken of een keuze maken? Vraag ook wie daarna nog geraadpleegd moet worden. Als de ene deelnemer een denkrichting verwacht en de andere een definitief antwoord, is teleurstelling voorspelbaar. Een korte openingsronde over de gewenste uitkomst helpt om het echte verschil op tafel te krijgen, zonder iemand als omslachtig of ongeduldig neer te zetten.

Controleer tijdens de dagen of de gekozen werkwijze nog helpt. Vraag concreet wat duidelijk is en waar iemand iets mist. Een beleefd antwoord dat alles goed gaat zegt minder dan een voorbeeld van wat iemand nodig heeft om verder te kunnen. Pas één ding tegelijk aan en vertel waarom. Dat houdt het voorstel overzichtelijk en geeft deelnemers de gelegenheid om te reageren zonder dat het hele programma opnieuw ter discussie staat.

Leg de betekenis terug bij de spreker

Gebruik een eenvoudige controlevraag: als ik je goed begrijp, bedoel je dat we verder kunnen zodra deze voorwaarde is vervuld? Laat de spreker corrigeren. Vermijd een samenvatting waarin je ongemerkt je eigen voorkeur toevoegt. Vraag vervolgens wat de ander van jou verwacht. Dit terugleggen werkt ook als iedereen uitstekend dezelfde taal spreekt. Het maakt aannames zichtbaar die anders achter beleefde instemming blijven zitten.

Rond af met een korte gezamenlijke controle. Wat nemen jullie mee, wat blijft open en wie komt erop terug? Houd een zakelijke afspraak gescheiden van een persoonlijke observatie. Niemand hoeft een les over zichzelf te formuleren om de dagen goed af te sluiten. Kies gewone woorden die ook na terugkeer begrijpelijk blijven. Als een vervolgvraag specialistische kennis vraagt, noteer dan wie daarvoor wordt geraadpleegd in plaats van ter plekke een antwoord te veronderstellen.

Gebruik de begrippenlijst op het moment dat een woord ertoe doet. Niemand hoeft de lijst uit het hoofd te leren. Vraag bij een nieuw voorstel bijvoorbeeld wat goedkeuring concreet mogelijk maakt en welke stap nog moet volgen. Noteer een verschil als open vraag totdat beide betrokkenen dezelfde omschrijving herkennen. Laat ook ruimte voor vaktaal die binnen een afdeling gebruikelijk is. Niet ieder misverstand is een taalverschil; soms ontbreekt eenvoudig dezelfde achtergrondinformatie.

Bouw een tweetalige begrippenlijst op

Begin klein, met woorden die in jullie eigen gesprekken verwarring geven. Noteer het Nederlandse en Franse woord, maar vooral een omschrijving en een voorbeeld uit de werksituatie. Een woordenboekvertaling alleen is onvoldoende. Zet erbij welke handeling volgt en welke nog niet. Laat beide taalgebruikers de omschrijving controleren. De lijst blijft werkmateriaal dat verandert wanneer het team andere vragen of nieuwe verantwoordelijkheden krijgt.

Gebruik de vragen niet als een formulier dat iedereen snel moet afwerken. Kies eerst het punt waarover nog onduidelijkheid bestaat en bespreek een concreet voorbeeld. Laat de betrokkenen hun antwoord in eigen woorden geven. Schrijf daarna alleen de afspraak op die jullie werkelijk delen. Als antwoorden uiteenlopen, blijft dat verschil zichtbaar tot het is besproken. Een leeg vak is eerlijker dan een aanname die later als toezegging wordt gelezen.

• Overleg / concertation: wie wordt gehoord en wanneer volgt de keuze?
• Akkoord / accord: instemming met de richting of toestemming om te beginnen?
• Verantwoordelijk / responsable: wie handelt en wie wordt geraadpleegd?
• Dringend / urgent: welke concrete datum en welk gevolg bedoelen we?
• Voorstel / proposition: open voor wijzigingen of al ter goedkeuring aangeboden?

De bredere praktische context vind je in het bestaande artikel over deze teamdagen.

Een aansluitende verdieping lees je in Meertalig teamretreat: Nederlands, Frans en Engels.

Veelgestelde vragen

Moeten we culturele verschillen negeren?

Nee, je mag ze onderzoeken. Vraag hoe de deelnemer ze zelf ervaart en controleer of ze deze situatie werkelijk verklaren, zonder een vast nationaal patroon aan te nemen.

Is een Engelse voertaal de oplossing?

Niet vanzelf. Ook Engelse woorden kunnen verschillende verwachtingen oproepen. Bespreek eerst de betekenis en kies daarna de taal waarin iedereen goed kan bijdragen.

Wie controleert de begrippenlijst?

De directieleden die de termen gebruiken. Ruud voert gesprekken in het Nederlands, Frans en Engels; specifieke vaktermen laat je controleren door de betrokken deskundige.

MensFortia stemt de aanpak af op de mensen en de vraag. Een retreat duurt drie tot vijf dagen en vindt plaats op een passende locatie in de Dordogne. De investering is maatwerk. Wil je onderzoeken wat voor jullie klopt? Maak kennis via teamontwikkeling, zodat we eerst bespreken wat nodig is en welke afspraken daarbij passen.