Een bijzondere locatie voor je heisessie met de directie

Een directie die samen een belangrijke keuze moet maken, verdient een plek die daarbij helpt. Toch belanden veel directies in een vergaderzaal van een hotel langs de snelweg. Daar is niets mis mee, maar het voelt al snel als een gewone werkdag. In dit artikel lees je hoe je een locatie kiest die het gesprek beter maakt.

Waarom de locatie ertoe doet

Een plek bepaalt hoe mensen zich gedragen. In een strakke zaal met een beamer wordt het een presentatie. Aan een lange tafel buiten, met uitzicht op een dal, wordt het een gesprek. Directieleden zijn gewend om de hele dag te beslissen en te verdedigen. Een andere omgeving helpt om dat even los te laten en echt te luisteren.

De juiste plek maakt niet het gesprek, maar wel de ruimte waarin het kan ontstaan.

Waar let je op?

• Afstand: ver genoeg van kantoor zodat niemand 'even' terug kan.
• Rust: geen andere groepen, geen drukte.
• Natuur: ruimte om te lopen en buiten te zijn.
• Samen eten: een plek waar je aan één tafel zit.
• Avond: een vuur, een terras, een plek om na te praten.
• Privacy: directiegesprekken zijn vertrouwelijk.

Hotel, landgoed of natuur?

Een hotel is makkelijk geregeld, maar je deelt het met anderen. Een landgoed geeft meer rust. Een plek midden in de natuur, zoals een passend domein in de Dordogne, geeft de meeste afstand tot het dagelijkse werk. Voor een directie die een grote keuze moet maken, is dat vaak de beste keuze. Lees meer in strategiesessie met je directie.

Waarom het buitenland werkt

In het buitenland ben je echt weg. Andere taal, ander ritme, andere omgeving. Dat helpt directieleden om met frisse ogen naar hun bedrijf te kijken. Bovendien maakt de reis zelf er een gezamenlijke ervaring van, iets waar je later nog naar terugverwijst.

Voorbeeldprogramma: drie dagen met de directie

Dag 1

• Middag: aankomst en een wandeling in tweetallen.
• Eerste gesprek: welke keuze ligt er echt op tafel?
• Avond: samen eten en kampvuur.

Dag 2

• Ochtend: de keuze uitdiepen, ook wat iedereen ervan vindt.
• Middag: buiten, in beweging.
• Avond: wat zeggen we niet hardop?

Dag 3

• Ochtend: besluiten en afspraken.
• Middag: terugreis met een duidelijk vervolg.

Checklist

• Locatie ver genoeg van kantoor
• Geen andere groepen
• Natuur om buiten te zijn
• Eén tafel om samen te eten
• Plek voor de avond
• Begeleiding van buiten
• Vervolgmoment gepland

Praktische vragen

Met hoeveel mensen?

Een directie of managementteam van drie tot acht mensen is ideaal.

Hoe lang?

Drie tot vijf dagen. Korter is vaak te weinig voor een grote keuze.

Veelgemaakte fouten bij het kiezen van een locatie

• Kiezen voor gemak: dichtbij, bekend en dus vol afleiding.
• Een plek die indruk moet maken in plaats van rust geven.
• Een zaal zonder daglicht en zonder ruimte om buiten te zijn.
• Een hotel met andere groepen, waar je geen vertrouwelijk gesprek kunt voeren.
• Niet nadenken over de avond: waar zit je na het eten?
• Een planning waarin de reis meer tijd kost dan het gesprek.

Waarom de directie anders is dan een team

Een directie heeft een bijzondere rol. Directieleden dragen samen de verantwoordelijkheid voor het bedrijf, maar hebben ook elk hun eigen belang en afdeling. Dat maakt het lastig om echt open te praten. Een heisessie met de directie vraagt daarom om extra rust en vertrouwelijkheid. Niemand moet het gevoel hebben dat wat hij zegt morgen op kantoor rondgaat.

Ook de directeur zelf moet kunnen meedoen. Daarom werkt een begeleider van buiten zo goed. Die bewaakt het gesprek, stelt de vragen die niemand stelt en zorgt dat de beslissing echt gedragen wordt. Lees meer over het managementteam.

Hoe zorg je dat het blijft hangen?

De keuze van de directie moet daarna zichtbaar worden in het bedrijf. Dat lukt alleen als de afspraken helder zijn en iedereen ze uitdraagt.

• Schrijf de afspraken op voordat iedereen naar huis gaat, in gewone woorden.
• Geef elke afspraak één naam: wie is ervoor verantwoordelijk?
• Plan na zes weken een kort moment om terug te kijken: wat is gelukt, wat niet?
• Vertel de rest van het bedrijf wat er besloten is. Dat maakt het echt.
• Herhaal na een jaar. Een team verandert, en het gesprek ook.

Hoe bereid je je team voor?

Een goede voorbereiding is kort en eenvoudig. Vertel het team ruim van tevoren waarom jullie gaan en wat het doel is. Vraag iedereen om vooraf op te schrijven wat hij of zij wil bespreken, en wat hij of zij liever niet bespreekt. Dat laatste zegt vaak het meest.

Zorg dat het werk geregeld is terwijl jullie weg zijn. Wie de hele tijd gebeld wordt, is er niet echt. Spreek af wie in noodgevallen bereikbaar is, en laat de rest los. Vertel ook wat mensen kunnen verwachten: geen strak schema, wel veel tijd buiten en ruimte voor het gesprek.

• Deel het doel in één zin.
• Vraag om drie onderwerpen per persoon.
• Regel vervanging op het werk.
• Spreek af wanneer telefoons aan mogen.
• Vertel wat mensen moeten meenemen.

Bij een directie is het extra belangrijk dat iedereen vooraf weet welke keuze er op tafel ligt. Dan kan ieder er rustig over nadenken en begint het gesprek niet bij nul.

Wanneer is het juiste moment?

Vaak net vóór een groot besluit, niet erna. Plan de dagen ruim van tevoren, zodat iedereen er volledig bij kan zijn. Het is hier altijd goed.

Wat kost het?

Elke sessie is maatwerk. De prijs hangt af van het aantal deelnemers, het aantal dagen en wat jullie nodig hebben. Je krijgt vooraf een helder voorstel, zonder verrassingen achteraf.

Hoe kom je in de Dordogne?

De vliegvelden van Bergerac, Brive en Bordeaux liggen op een paar uur afstand of minder. Met de auto of de trein is het ook goed te doen. Wij regelen het vervoer naar een passend domein in de Dordogne, zodat jullie daar niet over hoeven na te denken.

Lees ook

Lees ook strategiesessie met je directie en een heisessie organiseren in 7 stappen. Of bekijk hoe MensFortia werkt met teams en directies.

Zoek je een plek voor jullie directie? Elke sessie is maatwerk. Plan een kennismakingsgesprek.