Een heisessie organiseren in 7 stappen

Een heisessie organiseren begint niet bij het boeken van een zaal. Het begint bij de vraag wat er na afloop anders moet zijn. Wie dat overslaat, krijgt een mooie dag die snel vergeten is. Met deze zeven stappen zorg je dat het iets oplevert.

1. Maak het doel concreet

Schrijf in één zin op wat er na de heisessie anders moet zijn. Niet: 'we gaan het over de toekomst hebben'. Wel: 'na afloop weten we of we die nieuwe markt ingaan' of 'na afloop is de spanning tussen de afdelingen uitgesproken'. Hoe scherper het doel, hoe beter het programma.

2. Kies wie er meegaat

Neem alleen de mensen mee die nodig zijn voor het doel. Een kleinere groep praat eerlijker. Bij een directie of managementteam is vier tot acht mensen ideaal. Bij een groter team werk je vaker in kleine groepjes.

3. Neem genoeg tijd

Een afgebakende vraag past in een dag. Gaat het om vertrouwen, samenwerking of een grote koerswijziging, kies dan voor een heisessie met overnachting. De belangrijkste gesprekken ontstaan vaak 's avonds.

4. Kies een plek die je losmaakt

Een zaal naast kantoor voelt als kantoor. Een plek in de natuur, ver genoeg weg, zorgt dat mensen echt loskomen. Rust, ruimte en de mogelijkheid om buiten te zijn maken het verschil. Lees meer over een heidag-locatie in het buitenland.

5. Maak een programma met lucht

Een te vol programma is de meest gemaakte fout. Kies twee of drie grote onderwerpen per dag en laat ruimte voor wat er onverwacht op tafel komt.

• Wissel af: samen, in kleine groepjes en alleen.
• Plan tijd buiten: een wandeling doet vaak meer dan een extra presentatie.
• Eet samen en laat de avond vrij.
• Sluit elke dag af met een korte terugblik.

6. Haal iemand van buiten

Als de directeur of teamleider ook de sessie leidt, kan die zelf niet vrij meedoen. En anderen houden zich dan sneller in. Een begeleider van buiten bewaakt het doel, stelt de vragen die niemand durft te stellen en kiest geen partij.

7. Plan de opvolging vooraf

Zet het vervolgmoment al in de agenda voordat je vertrekt. Spreek af wie wat doet en wanneer jullie terugkijken. Zo blijft het niet bij goede voornemens.

Een heisessie is pas geslaagd als je het een maand later nog merkt op kantoor.

Voorbeeldprogramma: drie dagen

Dag 1: aankomen

• Middag: aankomst en een wandeling in tweetallen.
• Eerste gesprek: het doel uit stap 1 op tafel.
• Avond: samen eten en het eerste vuur.

Dag 2: de diepte in

• Ochtend: het hoofdonderwerp.
• Middag: buiten, samen iets doen.
• Avond: rond het vuur, zonder agenda.

Dag 3: besluiten

• Ochtend: keuzes en afspraken vastleggen.
• Middag: afsluiten en het vervolgmoment bevestigen.

Checklist

• Doel in één zin
• Juiste deelnemers
• Duur passend bij de vraag
• Rustige plek in de natuur
• Programma met lucht
• Begeleiding van buiten
• Vervolgmoment in de agenda

Praktische vragen

Hoe ver van tevoren plannen?

Plan minstens twee tot drie maanden vooruit, zodat iedereen er volledig bij kan zijn.

Wat nemen deelnemers mee?

Goede schoenen, kleding voor buiten en een open houding. Laptops mogen thuisblijven.

Veelgemaakte fouten bij het organiseren

De meeste heisessies die mislukken, gaan mis in de voorbereiding. Dit zijn de valkuilen die we het vaakst tegenkomen.

• Pas een locatie zoeken als het doel nog niet duidelijk is.
• Iedereen uitnodigen 'omdat het anders vervelend is'.
• Een programma van negen tot negen, zonder pauze.
• De teamleider die zowel leidt als meedoet.
• Geen tijd buiten: de hele dag in dezelfde zaal.
• Afspraken die niemand opschrijft.

Wat MensFortia anders doet

Bij MensFortia begint elke heisessie met een gesprek vooraf. Wat speelt er, wat moet er anders, wie moet erbij zijn? Daarna kiezen we samen de duur en de plek, en maken we een programma dat past bij jullie vraag. Ter plekke begeleiden we het gesprek, zodat iedereen kan meedoen. En na afloop kijken we samen terug.

Hoe zorg je dat het blijft hangen?

De laatste stap is de belangrijkste. Een goede heisessie verandert iets in hoe jullie samenwerken, maar alleen als je er daarna iets mee doet.

• Schrijf de afspraken op voordat iedereen naar huis gaat, in gewone woorden.
• Geef elke afspraak één naam: wie is ervoor verantwoordelijk?
• Plan na zes weken een kort moment om terug te kijken: wat is gelukt, wat niet?
• Vertel de rest van het bedrijf wat er besloten is. Dat maakt het echt.
• Herhaal na een jaar. Een team verandert, en het gesprek ook.

Hoe bereid je je team voor?

Een goede voorbereiding is kort en eenvoudig. Vertel het team ruim van tevoren waarom jullie gaan en wat het doel is. Vraag iedereen om vooraf op te schrijven wat hij of zij wil bespreken, en wat hij of zij liever niet bespreekt. Dat laatste zegt vaak het meest.

Zorg dat het werk geregeld is terwijl jullie weg zijn. Wie de hele tijd gebeld wordt, is er niet echt. Spreek af wie in noodgevallen bereikbaar is, en laat de rest los. Vertel ook wat mensen kunnen verwachten: geen strak schema, wel veel tijd buiten en ruimte voor het gesprek.

• Deel het doel in één zin.
• Vraag om drie onderwerpen per persoon.
• Regel vervanging op het werk.
• Spreek af wanneer telefoons aan mogen.
• Vertel wat mensen moeten meenemen.

Organiseer je de heisessie voor de eerste keer? Begin dan klein en eerlijk. Het hoeft niet perfect te zijn. Het belangrijkste is dat mensen merken dat het gesprek serieus wordt genomen.

Wat kost het?

Elke sessie is maatwerk. De prijs hangt af van het aantal deelnemers, het aantal dagen en wat jullie nodig hebben. Je krijgt vooraf een helder voorstel, zonder verrassingen achteraf.

Hoe kom je in de Dordogne?

De vliegvelden van Bergerac, Brive en Bordeaux liggen op een paar uur afstand of minder. Met de auto of de trein is het ook goed te doen. Wij regelen het vervoer naar een passend domein in de Dordogne, zodat jullie daar niet over hoeven na te denken.

Lees ook

Begin je bij nul? Lees eerst wat is een heisessie. Organiseer je liever één dag, bekijk dan een heidag organiseren. Of lees hoe MensFortia werkt met teams en directies.

Wil je dat MensFortia meedenkt over jullie heisessie? Elke sessie is maatwerk. Plan een kennismakingsgesprek.